SPIRITSUMBAR.COM – Rapat secara umum dapat diartikan sebagai pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan atau membahas suatu hal atau masalah, menurut Yatimah (2009:99).
Rapat juga dapat dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar manusia atau pimpinan kantor dengan staffnya.
Rapat mempunyai beberapa tujuan antara lain untuk menyampaikan informasi, mendapatkan masukan, memecahkan masalah, menjalin kerjasama, sarana menyampaikan masalah, memotivasi, mengambil keputusan dan lain sebagainya
Kalau kita lihat dari tujuan diadakannya rapat sebagaimana penjelasan diatas, apabila di sebuah kantor tiap sebentar diadakan rapat, bisa diartikan pada kantor tersebut sangat banyak informasi yang akan disampaikan, sangat banyak masalah yang terjadi, sehingga sangat diperlukan solusi pemecahannya sesegera mungkin.
Namun dari sisi lain bisa juga kita lihat di sebuah kantor yang tiap sebentar melakukan rapat terlihat betapa lemahnya manajemen seorang pimpinan di kantor tersebut.
Terlalu sering melakukan rapat juga akan mengganggu iklim organisasi kantor. Hal ini akan bisa mengakibatkan terganggunya proses di kantor tersebut, akhirnya bisa menimbulkan rendahnya kualitas hasil.
Terlalu sering rapat juga bisa menimbulkan kebosanan bagi peserta rapat itu sendiri. Apalagi yang disampaikan masalahnya itu ke itu saja terus
Disisi lain, terlalu sering diadakan rapat akan mengurangi kewibawaan dan krisis kepercayaan seorang staff terhadap pimpinan kantornya.
Di sini akan terlihat seolah-olah pimpinan tersebut tidak mempunyai perencanaan dan program yang matang dan jelas baik jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.
Dalam bahasa populer sederhananya seorang pimpinan yang sering melakukan rapat seolah-olah memakai “manajemen bilo takana”, seakan-akan tidak memiliki konsep yang matang sebagai arah atau kompas dalam pengembangan kantor yang dipimpinnya ke depan.
Hal ini tentu terkait juga dengan kompetensi yang dimiliki oleh seorang pimpinan dalam pengelolaan Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) yang dipimpinnya.
Tidak ada orang yang ingin menghadiri rapat yang membosankan, terlalu lama dan tidak terarah.
Sebagai pemimpin rapat, seorang pimpinan bertanggung jawab untuk menghindari hal-hal agar rapat berjalan efektif dan efisien. Untuk itu perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut,
Pertama, Konseplah waktu rapat agar tidak terlalu lama.
Kedua, tulis permasalahan agar bisa terarah dalam penyampaian, tidak ngelantur ke sana ke mari.
Ketiga, hindari rapat dengan agenda yang berulang-ulang.
Keempat, seting waktunya di waktu pagi dengan fikiran masih segar.
Kelima, tempat rapat yang menyenangkan.
Keenam, jangan memonopoli rapat, dengarkan pendapat orang lain.
Ketujuh, hindari sikap egois dan emosional.
Kedelapan, buat resume rapat dan sampaikan kepada seluruh peserta rapat.
Kesembilan, konsisten terhadap hasil keputusan rapat.
Semoga bermanfaat.
